Pozwól pracownikom odnaleźć Twoje procedury

W jednym miejscu pracownicy mają dostęp do potrzebnych wniosków. Wybrany wniosek uruchamia proces pracy grupowej: zadania akceptacji lub uzupełnienia danych trafiają precyzyjnie do osób zdefiniowanych w procesie szybko i dokładnie.

poznaj szczegóły platformy

Urlopy, dni wolne...

Wygoda, dostępność i bezpieczeństwo dla pracowników, również tych, którzy nie są wyposażeni w osobisty komputer. Mobilna część aplikacji działa na tabletach i smartfonach i pozwala wystawiać i zatwierdzać wnioski przez Internet.

Miesięczny widok dla przełożonego pokazuje zbiegające się urlopy i pozwala na planowanie i kontrolę. W ten sposób zapewnia ciągłości obsługi klienta. Np. pozwala wyeliminować przypadki gdy wszyscy specjaliści są w tym samym czasie na urlopie.

Opcjonalna obsługa zastępstw pozwala delegować proces ustalania zastępstw bezpośrednio pomiędzy pracownikami, pilnując jednocześnie, aby jedna osoba nie zastępowała kilku pracowników na urlopie oraz aby osoba zastępujące nie poszła na urlop.

Nadgodziny

Odbiór nadgodzin

Wniosek o wykonanie dodatkowej pracy w godzinach nadliczbowych może zostać złożony przez pracownika lub przełożonego w formie zlecenia dodatkowej pracy. Odrębnym wnioskiem pracownik może zażądać czasu wolnego w zamian za wykonane nadgodziny.

Prosta aplikacja w wersji mobilnej pozwala na wdrożenie systemu dla pracowników bez komputerów służbowych. Kierownicy i dział personalny mają wgląd w bieżące rozliczenie nadgodzin w formie aplikacji webowej, która pozwala na wygodną kontrolę i bezpieczeństwo prowadzenia ewidencji wykonania godzin nadliczbowych przez pracowników.

Wyposażenie pracownika

Trzy zdarzenia HR zawsze wymagają standardowych działań administracyjnych oraz IT: Przyjęcie nowego pracownika, zmiana stanowiska oraz odejście z organizacji wymaga albo dostarczenia pracownikowi standardowego zestawu środków do pracy albo rozliczenia pracownika z tych środków. Ewidencja tych środków oraz częsta ich wymiana wymaga sprawnego systemu informatycznego.

Flota aut służbowych, komputerów, narzędzi lub telefonów komórkowych jest odnawiana w różnych cyklach. Nierzadko nie są środkiem trwałym ale potrzeba jest pełnej kontroli nad przekazanym pracownikowi majątkiem: kto użytkuje i kto powinien się z niego rozliczyć. BPMBOX wspiera procesy wymiany wyposażenia i narzędzi pracy uzupełniając standardową ewidencję środków trwałych w przedsiębiorstwie.

Szablony typowych zestawów narzędzi lub uprawnień przyspieszają proces wdrożenia nowego pracownika i uzyskanie przez niego pełnej produktywności

Umowy serwisowe

Proste repozytorium umów jakie proponują konkurencyjne rozwiązania to zbyt mało dla działów, które zarządzają realizacją umów serwisowych. Umowy serwisowe posiadają różne okresy obowiązywania, różne poziomy obsługi, specjalne rabaty i powiązane z nimi poziomy cen np części. Zobowiązania jakie przewiduje każda umowa serwisowa składa się z parametrów, które są w BPMBOX wyeksponowane w postaci zestawienia tabelarycznego. Do podstawowych danych należą: klient, okres obowiązywania, poziom obsługi. Możliwe jest rozszerzenie tego zestawienia o dalsze parametry specyficzne dla danego biznesu. Może to być na przykład numer serwisowanego obiektu, maszyny, itp. BPMBOX rozwiązuje problem niepilnowanych, kończących się okresów obowiązywania umowy. Daje możliwość jej przedłużenia w momencie, w którym zbliża się do końca okres jej obowiązywania. Jednocześnie pozwala szybko sprawdzić poziom obsługi jaki został przewidziany w danej umowie aby zapewnić realizację zgodnie z jej zapisami. Dostęp do repozytorium umów jest chroniony i ograniczony tylko dla użytkowników uprawnionych. Opcjonalnie system może automatycznie generować zadanie lub powiadomienie o zbliżającym się zakończeniu trwania umowy dla opiekuna klienta lub konsultanta.

Reklamacje i obsługa gwarancji

Sprawna komunikacja z klientem po przez portal, na którym może on łatwo zgłosić swoje uwagi jest nie tylko źródłem informacji o kliencie ale też okazją do zaoferowanie podwyższonego standardu obsługi. Klient ma możliwość rejestracji za pomocą istniejącego konta na portalach społecznościowych. W ten sposób zgłoszenie reklamacyjne nie wymaga typowej procedury zakładanie konta. Na formularzu zgłoszeniowym jest możliwe wpisanie treści problemu, załączenia fotografii reklamowanego produktu lub skanu paragonu czy rachunku. Przetwarzanie, ocena i zarządzanie zgłoszeniami jest realizowane wg indywidualnie zaprojektowanego schematu oraz formularza. Klient może zostać powiadomiony o terminie rozpatrzenia zgłoszenia oraz o podjętej decyzji za pomocą emaila.

Akceptacja wystawienia faktury

korygującej z poziomu przeglądarki internetowej

Kontrola nad procesem udzielania zgody na wystawienie faktury korygującej pozwala ograniczyć możliwość utraty przychodu spowodowaną nieuzasadnioną korektą faktury sprzedaży.

Pracochłonna weryfikacja dokumentów stanowiących podstawę wystawienia korekty faktury może zostać delegowana do kierowników regionalnych. W ten sposób decyzja jest podejmowania bliżej miejsca sprzedaży i jednocześnie cały proces jest pod kontrolą.

Koordynator procesu ma wgląd we wszystkie wnioski co pozwala na sprawny nadzór nad całością. W każdej chwili może dyscyplinować uczestników procesu lub kierować wnioski do dodatkowej akceptacji jeśli jest taka potrzeba.

Wysyłka e-Faktur sprzedaży

Wysyłka faktur sprzedaży bez pracochłonnej adresacji i kopertowania może odbywać się całkowicie elektronicznie przez połączenie z usługami partnera pocztowego w chmurze obliczeniowej.

Do klientów, którzy wyrazili życzenie na otrzymywanie faktur pocztą elektroniczną BPMBOX kieruje faktury jako załączniki emailowe. Faktury pozostałych klientów BPMBOX przesyła do partnera specjalizującego się w drukowaniu i wysyłce faktur.

Faktury korygujące mogą być wysłane za potwierdzeniem odbioru a status odebrania takiej przesyłki jest przekazywany elektronicznie od partnera pocztowego. W ten sposób wcześniej możliwe jest odliczenie podatku VAT. Sporadyczne przypadki odbioru faktury przez klienta osobiście w oddziale są odnotowane w BPMBOX tak aby nie wysyłać duplikatów.

Rozliczenie kosztów delegacji

Żmudny proces rozliczania wydatków związanych z podróżą służbową nie omija nikogo kto podróżuje. Płacąc za hotele, taksówki, posiłki zbieramy stosy rachunków, które aby zostały zaakceptowane muszą zostać rozliczone w postaci szczegółowego zestawienia.

BPMBOX proponuje rozwiązanie pobierające dane o wydatkach z wybranego banku w sposób automatyczny. Dzięki integracji z bankiem zarządzanie wydatkami nigdy nie było łatwiejsze. Pracownicy posiadają karty płatnicze banku, na rachunek których przelewamy kwoty niezbędne do pokrycia wydatków podróży służbowej. Transakcje są pobierane przez BPMBOX automatycznie a pracownik je tylko klasyfikuje a następnie zbiorczo przesyła do akceptacji i dalszego przetwarzania.

W ten sposób pracownicy nie muszą wprowadzać wydatków do systemu a jedynie wskazują kategorię dla każdego z wydatków. Pomijając żmudne wprowadzanie danych z rachunków i paragonów uwalniamy zmarnowany bezproduktywnie czas.

Zamówienia wewnętrzne

Moduł wspiera proces obiegu zamówień wewnętrznych. Pracownicy korzystający z modułu zgłaszają zapotrzebowanie jako tzw.: klienci wewnętrzni wobec działów świadczących usługi wewnątrz przedsiębiorstwa, najczęściej rolę tę pełnią działy administracji ale nie rzadko dział informatyki lub utrzymania biur. Zamówienia od pracowników są ewidencjonowane w systemie i kierowane, zgodnie z polityką organizacji, do realizacji lub akceptacji i realizacji.

Obszary których mogą dotyczyć zamówienia to m.in.: zapotrzebowanie na materiały biurowe, marketingowe (foldery, broszury, gadżety), usługi (czyszczenie klimatyzacji, pranie wykładzin, malowanie itp.)

Zamówienia Wewnętrzne umożliwiają uproszczenie i usprawnienie obsługi zamówień wewnątrz firmowych, ograniczenie kosztów realizacji zamówień wewnętrznych i kontrolę potrzeb zgłaszanych przez pracowników, szybki dostęp do informacji o statusie i terminie realizacji zamówienia i usprawnienie pracy przełożonych.

Opcjonalnie możliwe jest połączenie modułu z pozycjami budżetowymi, rodzajami i centrami kosztów. Docelowo są to informacje ułatwiające opis przyszłej faktury. Proces realizacji zamówienia może być kontynuowany w module rozliczenia faktur zakupu.

Obieg faktur zakupu

Moduł usprawnia proces obiegu faktur od momentu przyjęcia dokumentu, aż po księgowanie i archiwizację. Platforma zamienia papierową formę dokumentów na elektroniczną, przez co następuje obniżenie czasu i kosztu obsługi faktur, scentralizowanie dokumentacji, łatwy i nieograniczony lokalizacyjnie dostęp do niej.

Z łatwością możemy dokonać analizy kosztowej, dopilnować terminowości, zapewnić prawidłowy obieg faktur zgodny z polityką firmy. Moduł faktury kosztowej integruje się z innymi modułami BPMBOX, zatem dokumenty kosztowe można przypisać np. do projektów, pozycji budżetowych lub do działów przedsiębiorstwa.

Dodatkowo integracja jest także realizowana z systemami finansowo-księgowymi. Zdefiniowane wcześniej procesy akceptacji dokumentu wykluczają błędy i ułatwiają kontrolę.

Korespondencja przychodząca i wychodząca

Rejestracja korespondencji przychodzącej w sekretariacie polega na klasyfikacji dokumentu, jego fizycznej rejestracji (a więc wprowadzeniu podstawowych informacji na temat dokumentu, takich jak NIP kontrahenta, numer zewnętrzny dokumentu, data wpływu, etc.) oraz przyporządkowanie korespondencji do jej właściciela - osoby, do której akceptacji (lub po prostu wiadomości) trafi dokument w kolejnym kroku. Po zarejestrowaniu dokumentu drukowana jest etykieta identyfikująca, która jest nalepiana na dokument a następnie dokument jest skanowany. Od tego momentu dokument jest przetwarzany elektronicznie a jego oryginał jest przechowywany w archiwum.

Korespondencja wychodząca może być przetworzona w jednym kroku użytkownika po przez skopiowanie dokumentu na formularz i wybranie adresata. Reszta czynności zostanie wykonana automatycznie przez BPMBOX po przez uruchomienie usługi wysłania dokumentu tradycyjną pocztą po przez usługę w chmurze obliczeniowej ( podobnie do e-Faktury ). Nareszcie nie trzeba niczego drukować ! Możliwe jest wybranie opcji przesyłki za potwierdzeniem odbioru.